Tratamiento de Datos

                                                                                    Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales Papelería Universal Distribuidora S.A.S

1- INTRODUCCIÓN

PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S., sociedad Colombiana dedicada a la comercialización de productos de papelería, cosméticos, tecnología, uso personal y aseo hogar en establecimiento y por medio de tienda virtual, domiciliada en la Carrera 9 #11-04 en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, identificada con NIT. 901.160.842-9, en condición de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014, normas compiladas en el Decreto Único Nacional del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015 (Artículos 2.2.2.25.1.1. al 2.2.2.26.3.4), mediante el presente documento se adopta la POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES con el propósito de proteger la información personal brindada por los socios, proveedores, clientes, empleados, y cualquier otra persona natural de la cual PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S., obtenga o trate información personal.

La Política de Tratamiento tiene como objeto proteger el derecho constitucional del Habeas Data que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en las distintas bases de datos de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S., así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 y 20 de la Constitución Nacional. Así mismo, se pretende dar a conocer los derechos de los Titulares de los datos personales y los canales necesarios para que estos puedan ejercer sus derechos, dentro de los cuales se encuentran: los derechos al acceso, rectificación, actualización, cancelación y oposición de la información personal cuyo tratamiento se ejerce por PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S., a través de consultas o reclamos.

2- CAMBIOS EN LA POLÍTICA.

PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S, informa que en el evento de introducir cambios en la presente política de privacidad, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: https://www.distribuidorauniversalcali.com/ lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.

3- DEFINICIONES.

 Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía. Base de datos: conjunto de datos personales. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. Dato sensible: aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4- CÓMO COMPARTIMOS SUS DATOS PERSONALES?

Papelería Universal Distribuidora S.A.S solo compartirá sus datos personales siempre y cuando el titular lo autorice de forma expresa.

5- TRATAMIENTOS Y FINALIDADES APLICADAS A LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

El titular de datos personales, mediante su autorización previa, expresa e informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las siguientes finalidades:

a) FINALIDADES COMUNES PARA ACCIONISTAS, TRABAJADORES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PRÁCTICANTES, PROVEEDORES Y CLIENTES DE PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S

 Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S Consultar y verificar los datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos. Responder a peticiones, consultas y quejas. Monitorear a través de sistemas de video vigilancia y para fines relacionados con la seguridad, las actividades que se lleven a cabo en las oficinas y establecimientos de comercio de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S.

b) FINALIDADES PARA ACCIONISTAS.

Las finalidades que se aplicarán a los datos personales de los accionistas serán las siguientes: Garantizar los deberes y derechos que se deriven de la calidad de accionistas. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de accionista.

c) FINALIDADES PARA TRABAJADORES Y ASPIRANTES A UNA VACANTE.

Los datos personales que captamos de los trabajadores se utilizarán para:

 Verificar y confirmar su identidad. Verificar referencias personales y laborales. Reclutamiento, selección y de ser necesario contratación. Registrarlo e identificarlo como trabajador. Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral. Adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante EMPRESAS PRESTADORAS DE SALUD, FONDOS DE PENSIONES, ADMINISTRADORAS DE RIESGO y CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR. Elaborar e incorporar expedientes de empleados y practicantes. Gestionar los procesos de recursos humanos que se encuentren a cargo de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S

 Aplicar pruebas de conocimiento y habilidades personales. Pagar nómina y prestaciones sociales de acuerdo a sus condiciones laborales. Asignar herramientas de trabajo. Documentar y controlar la asignación de activos informáticos y de comunicación. Asignar claves y contraseñas. Controlar el acceso lógico (acceso a redes de la compañía, archivos, aplicaciones) y físico a las oficinas y establecimientos de comercio de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S Contactar a las personas que nos indique en caso de presentarse una emergencia. Emitir recomendaciones o elaborar referencias laborales una vez que se termine la relación laboral con PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S Realizar pagos a terceros previa autorización del trabajador.

PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S entiende que los datos personales de terceros que usted aporte, tales como referencias laborales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo a la presente política de privacidad.

Los datos personales que captamos de los aspirantes a una vacante son necesarios para:

 Verificar y confirmar su identidad. Verificar referencias personales y laborales. PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S informa a todos los candidatos a una vacante laboral que hayan entregado o enviado su hoja de vida a través de cualquiera de los canales que se pongan a disposición para tal fin que sus datos personales serán conservados por un término máximo de SEIS (6) meses. Finalizado éste término, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.

d) FINALIDADES PARA PROVEEDORES.Los datos personales que captamos de los proveedores son necesarios para: Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor dentro de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S

 Gestión de estadísticas internas, Procedimientos administrativos, Gestión administrativa, Gestión de cobros y pagos, Gestión de facturación, Gestión económica y contable, Gestión fiscal.

 Elaborar contratos y cualquier otro documento análogo o similar que tenga relación con su actividad como proveedor dentro de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.

e) FINALIDADES PARA CLIENTES

Los datos personales de nuestros clientes los cuales son captados mediante vía telefónica, formularios físicos y/o electrónicos, se utilizarán por parte de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de una forma correcta la relación que usted tenga con PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S :

 Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar y almacenar los datos personales dentro de los sistemas y archivos de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S

 Creación y administración de la cuenta del usuario

 Proveer a los usuarios de la información necesaria, a través de la página Web y aplicación, sobre los productos.

 Realizar procesos al interior de la empresa, con fines de desarrollo operativo y/o de administración de sistemas.

 Gestión de estadísticas internas, Procedimientos administrativos, Gestión administrativa, Gestión de cobros y pagos, Gestión de facturación, Gestión económica y contable, Gestión fiscal.

 Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados

 Realizar encuestas de satisfacción y ofrecimiento o reconocimiento de beneficios propios de nuestro programa de lealtad y servicio postventa, para calificar el servicio y la atención por medio de los canales dispuestos para ello. Contactar con usted cuando así lo solicite.

 Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestras promociones. Proveer, procesar, completar y darle seguimiento a los productos por usted adquiridos a través de nuestra plataforma virtual.

 Enviar a través de correo electrónico o de cualquier otro medio de comunicación física o electrónica equivalente conocida o por conocerse información relativa a las promociones y ofertas comerciales que PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S determine puedan ser de su interés.

 De llegarse a presentar otro tipo de finalidades en el tratamiento de datos personales se solicitará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

6- DATOS PERSONALES DE CARÁCTER SENSIBLES ESTABLECIDOS EN LA LEY 1581 DE 2012.

Los titulares de datos personales, de acuerdo a la normatividad vigente en materia de protección de datos personales no se encuentran obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; sin embargo, en los casos que dichos datos sean necesarios, PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S obtendrá el consentimiento explícito del tratamiento de dichos datos e informará el carácter facultativo que tendrán las respuestas a las preguntas que se relacionen con este tipo de datos.

PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S Identificará los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

 Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos. Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.

 Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S en su calidad de EMPLEADOR y de terceros contratistas o proveedores de ésta.

7- AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

El consentimiento y autorización por parte del Titular de la información es un requisito constitucional y legal que deben cumplir las personas responsables del tratamiento de datos personales. El consentimiento debe cumplir con los siguientes presupuestos:

 Previo: La autorización debe darse antes de proceder con el tratamiento. Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica. Informado: El Titular debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y los efectos que pueden derivarse del tratamiento de los mismos.

Todos los titulares de datos de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S deben otorgar su autorización para el tratamiento de datos mediantes los formatos establecidos por la compañía para el registro de empleados, accionistas, clientes y proveedores, los cuales pueden consultar la política de tratamiento de datos en la página web o solicitarla físicamente en nuestro establecimiento. Los usuarios que se registren por medio de la plataforma virtual deben registrarse y autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S

a) No se requiere autorización para el tratamiento de los datos en las siguientes situaciones

 Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

b) Obtención de Datos Recolectados Antes de la Vigencia del Decreto 1377 de 2013

Para la obtención o recolección de Datos Personales de los Titulares obtenidos antes de la vigencia del Decreto 1377 de 2013, se buscará obtener la autorización a través de mecanismos eficientes de comunicación. Se entiende por mecanismos eficientes de comunicación aquellos que la Compañía usa en el curso ordinario de su interacción con los Titulares como correos electrónicos, llamadas telefónicas entre otros.

8- DERECHOS DE LOS TITULARES

En cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución y la ley, y sin perjuicio de lo dispuesto en las demás normas que regulen la materia, los Titulares de los datos personales podrán ejercer de forma gratuita e ilimitadamente los siguientes derechos:

 Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a Papelería Universal Distribuidora S.A.S respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a Papelería Universal Distribuidora S.A.S.

 Derecho a ser informado por Papelería Universal Distribuidora S.A.S previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que Almacenes Papelería Universal Distribuidora no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. Derecho a acceder a los datos personales que voluntariamente decida compartir con Papelería Universal Distribuidora S.A.S, el departamento tecnológico de la compañía, se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

9- PROCEDIMIENTO, PROCEDIBILIDAD Y CANALES PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO

a) Consultas.

Los ACCIONISTAS, TRABAJADORES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PRÁCTICANTES, PROVEEDORES Y CLIENTES DE PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S y en general cualquier titular de datos personales que desee realizar consultas sobre sus datos, deberán tener en cuenta que PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S, como responsable del tratamiento de datos personales, suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

b) Reclamos.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.

 Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10- Procedibilidad.

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal.

a) Requisitos para ejercer el derecho de habeas data a través de apoderado.

Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar el poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta será tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento. Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:

 Correo electrónico: podrá dirigirse vía correo electrónico a contabilidad@distribuidorauniversal.com Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal de la compañía ubicada en la Carrera 9 #11-04 en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, La comunicación deberá ir dirigida al Departamento de contabilidad. Teléfono de contacto: (2) 889 11 90Para cualquier duda relacionada con la presente Política de Privacidad, el titular podrá ponerse en contacto con PAPELERÍA UNIVERSAL DISTRIBUIDORA S.A.S a través de esas las direcciones antes mencionadas.